隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個(gè)備受關(guān)注的熱點(diǎn)。企業(yè)，學(xué)校，政府單位等都需要對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，來(lái)適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢(shì)。
什么是檔案管理系統(tǒng)
檔案管理系統(tǒng)，就是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。
檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過(guò)程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。
目前檔案管理存在的問(wèn)題
一、互聯(lián)互通很難實(shí)現(xiàn)
建設(shè)多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)字檔案、或跨地域跨部門的大型企事業(yè)單位的各個(gè)分支容易形成“信息孤島”，難以打破不同地域、不同系統(tǒng)的壁壘與界限，信息共享率低，難以實(shí)現(xiàn)整體數(shù)據(jù)展示與分析。
二、數(shù)據(jù)質(zhì)量難把控
傳統(tǒng)檔案管理人員專業(yè)度參差不齊，在不同分公司、不同部門、不同地域的管理上或多或少存在差異，不同的情況導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，不易實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)配。
三、使用效率難以提高
傳統(tǒng)檔案借閱及查詢調(diào)取耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)且無(wú)法實(shí)現(xiàn)全文檢索，降低了使用效率；沒(méi)有互通互聯(lián)的檔案更新頻率也不及智能檔案快，這使得眾多值得借鑒的歷史數(shù)據(jù)的復(fù)用程度降低，削弱了檔案保存的重要意義。
四、存調(diào)成本難控制
傳統(tǒng)檔案保存浪費(fèi)大量的紙張、空間，其調(diào)取與還回的過(guò)程中又耗費(fèi)大量時(shí)間與精力，導(dǎo)致檔案的存調(diào)成本高，難控制。
五、儲(chǔ)存環(huán)境難掌控
傳統(tǒng)檔案的制成材料、溫度、濕度、光線、污染物都會(huì)對(duì)檔案“壽命”的長(zhǎng)短起著至關(guān)重要的作用，而這些自然因素是比較難以掌控的。
從以上提到的幾點(diǎn)來(lái)看，檔案管理還存在許多問(wèn)題，如果不去解決，雖然沒(méi)有特別實(shí)質(zhì)的影響，但還是會(huì)帶來(lái)很多不便。相反，如果解決好了檔案管理這個(gè)問(wèn)題，那么工作的各個(gè)方面都能得到提升。
檔案管理軟件的作用
（一）提高工作效率
檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過(guò)多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源。
如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。
檔案相關(guān)文件輸出時(shí)也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報(bào)歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級(jí)管理部門，節(jié)省了人力和時(shí)間。
（二）能夠更好地開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)容信息
檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開(kāi)目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。
檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過(guò)檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對(duì)事件的來(lái)龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。
同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等功能。
（三）更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能
一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。
在查檔人員進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩荆瑢?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，即使別人打開(kāi)了檔案管理人員的電腦，也無(wú)法打開(kāi)檔案管理系統(tǒng)軟件。
選擇合適的檔案管理軟件
以上提到了檔案管理軟件的作用，證明了它對(duì)于辦公還是很必要的，那么現(xiàn)在的問(wèn)題就是選擇一款好用的檔案管理軟件了。
這里推薦一款可以用來(lái)進(jìn)行檔案管理的軟件——Baklib。
使用鏈接：https://www.baklib.com/?utm_content=21&utm_source=jrtt
它集中了在線協(xié)同、多人協(xié)同、文檔處理、博客建站等屬性，具有以下一些功能。
- 集中整理文檔
- 協(xié)同在線操作
- 多級(jí)權(quán)限管理
- 水印、禁止復(fù)制
- 支持設(shè)置獨(dú)立域名
- 站點(diǎn)分享功能…
對(duì)于目前的各方面智能化的社會(huì)來(lái)說(shuō)，檔案的現(xiàn)代化管理的重要性不言而喻，而且想要實(shí)現(xiàn)也并非難事。所以最重要的問(wèn)題就是如何用最好的方式來(lái)最有效地實(shí)現(xiàn)，這里只是分享了一個(gè)工具軟件助力實(shí)現(xiàn)，但真正的選擇還是要根據(jù)自己的需求出發(fā)，選擇最適合自己的。
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