會議是我們步入企業(yè)在實(shí)施管理中最常見的議事和決策的方式，通過定期或不定期地召開各類會議，可以有效地促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞，是保證企業(yè)正常運(yùn)行、工作順利開展的必要手段。
通常組織和管理會議的部門是行政部，有的企業(yè)因?yàn)槿肆Y源部門和行政部門是統(tǒng)一的人事部門，所以人事部門也會成為負(fù)責(zé)組織和管理會議的部門。也有些企業(yè)會是辦公室、總經(jīng)辦，只是名稱不同而已。
本文主要內(nèi)容包含以下幾個(gè)方面
- 會議工作執(zhí)行人與會議主持人的工作要求
- 會議管理的第一階段：會議準(zhǔn)備
- 會議管理的第二階段：會議實(shí)施
- 會議管理的第三階段：會后工作
- 會議管理工作與考核標(biāo)準(zhǔn)表
- 相關(guān)表格：《會議計(jì)劃安排表》、《會議通知》、《會議簽到表》、《會議紀(jì)要》
一、會議事務(wù)執(zhí)行人與會議主持人的工作要求
1、會議事務(wù)執(zhí)行人的工作要求
2、會議主持人工作要求
二、會議管理的第一階段：會議準(zhǔn)備
三、會議管理的第二階段：會議實(shí)施
四、會議管理的第三階段：會后工作
五、會議管理工作與考核標(biāo)準(zhǔn)表
六、相關(guān)表格：《會議計(jì)劃安排表》、《會議通知》、《會議簽到表》、《會議紀(jì)要》
1、《會議計(jì)劃安排表》
2、《會議通知》
會議通知是指上級部門對下級部門、員工或平行單位之間部署工作、傳達(dá)事情或召開會議等用到的非正式公文。
- 會議通知一般由標(biāo)題、稱呼、正文和落款四部分構(gòu)成。
- 標(biāo)題：寫在第一行正中位置，可只寫‘會議通知’四字，也可在‘會議通知’前面寫上發(fā)通知的單位名稱或通知的內(nèi)容，如果會議重要或緊急，也可寫‘緊急會議通知’，以引起注意。
- 稱呼：寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱，在第二行頂格寫。
- 正文：另起一行，空兩格，寫清楚開會的時(shí)間、地點(diǎn)、參加會議的對象、開什么會，還要把要求寫清楚。
- 落款：分兩行寫在正文的右下方，一行是寫署名，另一行寫日期。
會議通知一般是書面的文件形式，可以以郵件的形式發(fā)送。會議通知的內(nèi)容包括會議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議題、議程等。會議一旦決定召開，就應(yīng)該盡早發(fā)出會議通知函。注意，會議通知函必須要有確認(rèn)收函的回執(zhí)。
3、《會議簽到表》
4、《會議紀(jì)要》
會議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)的文書，一般由標(biāo)題、開頭和落款三部分構(gòu)成。會議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：
- 日常辦公會議紀(jì)要；
- 指示性會議紀(jì)要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀(jì)要；
- 討論型會議紀(jì)要，主要是對某一重大理論、實(shí)踐課題進(jìn)行研討的會議所使用的一種紀(jì)要，這種會議紀(jì)要只具有參考性，不具有指揮性。
標(biāo)題：一般為“會議名稱 紀(jì)要”或直接揭示會議的主要內(nèi)容。
正文：包括前言、主體、結(jié)尾三項(xiàng)內(nèi)容。前言是簡要介紹會議的概況，說明會議的議題。主體是會議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要反映會議情況和結(jié)果，要把會議形成的決定、決議概述清楚。結(jié)尾一般是提出號召和希望。
落款：應(yīng)署名召開會議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)名稱和成文時(shí)間，并加蓋公章，注意會議紀(jì)要一般不署名。
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