組織的目標(biāo)是他們的項(xiàng)目取得成功，并滿足客戶的期望和他們內(nèi)部目標(biāo)。但現(xiàn)實(shí)是什么呢?在PMI報(bào)告中，14% 的受訪 IT 項(xiàng)目被視為失敗，只有57%的項(xiàng)目在初始預(yù)算范圍內(nèi)完成，其他項(xiàng)目都超過(guò)了他們?yōu)樽约涸O(shè)定的目標(biāo)。
這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)當(dāng)然不是好消息，因?yàn)槌杀境Р粌H會(huì)影響企業(yè)的利潤(rùn)，還會(huì)阻礙企業(yè)執(zhí)行未來(lái)項(xiàng)目的能力。了解什么是項(xiàng)目成本管理，以及如何有效地進(jìn)行項(xiàng)目成本管理，對(duì)組織保持正軌是有益的。
在這篇文章中，讓我們看看什么是項(xiàng)目成本管理以及它的好處。
什么是項(xiàng)目成本管理？
項(xiàng)目成本管理是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)對(duì)成本進(jìn)行估算、預(yù)算和控制的過(guò)程，目的是將支出控制在批準(zhǔn)的預(yù)算之內(nèi)。
對(duì)于一個(gè)成功的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，這是必要的過(guò)程：
○它交付的需求和范圍
○它的執(zhí)行質(zhì)量是高標(biāo)準(zhǔn)的
○它在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成了
○這是在預(yù)算內(nèi)完成的。
因此，項(xiàng)目成本管理是項(xiàng)目管理的重要支柱之一，無(wú)論在制造、零售、技術(shù)、建筑等領(lǐng)域都是相關(guān)的。它有助于創(chuàng)建一個(gè)財(cái)務(wù)基線，項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)該基線對(duì)他們的項(xiàng)目成本的當(dāng)前狀態(tài)進(jìn)行基準(zhǔn)測(cè)試，并在需要時(shí)重新調(diào)整方向。
項(xiàng)目成本管理為什么重要？
成本管理的重要性很容易理解。舉個(gè)簡(jiǎn)單的現(xiàn)實(shí)生活的例子，如果你決定建一棟房子，第一件事就是設(shè)定預(yù)算。當(dāng)你知道在項(xiàng)目上要花多少錢時(shí)，下一步是將高層預(yù)算劃分為子任務(wù)和較小的項(xiàng)目費(fèi)用。
預(yù)算將決定一些關(guān)鍵的決策點(diǎn)，例如：應(yīng)該雇傭哪位設(shè)計(jì)師——是負(fù)責(zé)構(gòu)建和交付項(xiàng)目的高端設(shè)計(jì)師，還是能夠在較小預(yù)算的情況下提供一些元素的設(shè)計(jì)師？房子應(yīng)該有多少層？應(yīng)該使用什么質(zhì)量的材料？
如果沒(méi)有預(yù)定義的預(yù)算，不僅很難回答這些問(wèn)題，而且一旦項(xiàng)目開(kāi)始，就不可能評(píng)估你是否在朝著正確的方向前進(jìn)。在大型組織中，由于多個(gè)項(xiàng)目的并發(fā)運(yùn)行、初始假設(shè)的變化和意外成本的增加，這個(gè)問(wèn)題的規(guī)模會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大。這就是項(xiàng)目成本管理可以提供幫助的地方。
通過(guò)實(shí)施有效的成本管理措施，項(xiàng)目經(jīng)理可以：
○與利益相關(guān)者設(shè)定明確的期望
○由于與客戶建立的透明度，控制范圍變慢
○跟蹤進(jìn)度并快速采取糾正措施
○保持預(yù)期利潤(rùn)，增加投資回報(bào)率，避免在項(xiàng)目上損失資金
○為未來(lái)項(xiàng)目生成基準(zhǔn)數(shù)據(jù)，并跟蹤長(zhǎng)期成本趨勢(shì)
如何管理好一個(gè)項(xiàng)目的成本是至關(guān)重要的。成本管理，類似于項(xiàng)目管理的其他方面，因許多變量的作用而變得非常復(fù)雜性，但使用有效的項(xiàng)目管理軟件便可以簡(jiǎn)化這個(gè)過(guò)程。
例如8MSaaS PM項(xiàng)目管理軟件，該軟件支持項(xiàng)目所有必需的流程，包括：預(yù)算、資源規(guī)劃、進(jìn)度、成本分析、風(fēng)險(xiǎn)跟蹤、資金分配、預(yù)測(cè)和實(shí)時(shí)報(bào)告等方面。
○在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中一致的管理成本
○自動(dòng)預(yù)警項(xiàng)目進(jìn)度逾期、超支、資源超負(fù)荷情況
○提供多層次的預(yù)算、實(shí)際收入和費(fèi)用的實(shí)時(shí)跟蹤功能
○支持多幣種管理成本，可視化數(shù)據(jù)報(bào)表分析
成本管理只是項(xiàng)目中的基本流程之一，成功的項(xiàng)目需要精心策劃的預(yù)算。具體化和監(jiān)控費(fèi)用、成本可以帶來(lái)更準(zhǔn)確（甚至增加）的收入。
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